Entente de traitement

En vigueur depuis le 29 septembre 2026. La version française est la version de référence.

Cette entente dit ce que nous faisons des renseignements personnels que l'organisation confie au Remplisseur de factures, qui d'autre y touche, et ce que nous devons à l'organisation pendant que nous les détenons. C'est le mandat écrit que la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé exige lorsqu'une entreprise fait traiter des renseignements personnels pour son compte, et elle fait partie des conditions d'utilisation. Si une entente de service signée dit autre chose, l'entente signée prévaut.

1. Les parties

Logiciels Writ (« nous », le prestataire) traite des renseignements personnels pour le compte de l'organisation qui a signé l'entente de service (« l'organisation »). Benjamin Garcia est la personne responsable de la protection des renseignements personnels de notre côté : [email protected].

2. Qui décide et qui exécute

L'organisation décide de ce qui est recueilli, pourquoi, et combien de temps c'est conservé dans les limites du service ; c'est elle qui en répond devant les personnes concernées. Nous n'exécutons que ce que le service fait pour elle, et nous n'utilisons jamais ses renseignements à nos propres fins : ni pour bâtir un produit, ni pour profiler qui que ce soit, ni pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle. Cette entente ne transfère la propriété de rien : les données de l'organisation demeurent les siennes.

3. Ce que nous traitons, pourquoi, et combien de temps

• Quoi. Les noms et les identifiants Auphan des personnes qui se connectent, leurs sessions, les factures de fournisseurs que l'organisation importe et les lignes qu'elles contiennent, les transferts entre ses succursales avec les motifs écrits lorsqu'un transfert est refusé, les adresses de courriel auxquelles ses succursales envoient les réceptions, la connexion à la boîte Outlook d'une succursale, l'enregistrement de chaque document reçu dans le point de vente, et l'enregistrement de chaque changement administratif. Les mots de passe Auphan ne sont jamais écrits par le serveur : à la connexion, chacun est chiffré, sous une clé que seul le serveur détient, dans un témoin lié à la session de la personne, et n'est ouvert dans la mémoire du serveur que le temps d'une opération.
• Pourquoi. Lire une facture, l'apparier au catalogue du point de vente, la recevoir, déplacer du stock entre les succursales, enregistrer une copie là où l'organisation le demande, envoyer le courriel qui suit une réception, et répondre plus tard aux questions sur qui a fait quoi.
• Combien de temps. Les durées de l'avis de confidentialité, que le serveur applique lui-même chaque nuit. Les données propres à l'organisation sont effacées à la fin de l'entente, selon l'article 12.

4. Nos instructions

Nous ne traitons les renseignements personnels que comme le service le fait, suivant les instructions de l'organisation, et pour rien d'autre. Si une loi nous oblige à communiquer quelque chose, nous en informons l'organisation avant de le faire, à moins que la loi l'interdise. Nous ne communiquons les renseignements de l'organisation à personne d'autre que les prestataires nommés à l'article 6.

5. Confidentialité

Seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner et réparer le service atteignent les renseignements de l'organisation, sous une obligation de confidentialité qui survit à la fin de leur travail. De notre côté, il s'agit du plus petit nombre de personnes possible, nommées dans l'entente de service.

6. Les prestataires que nous utilisons

Chacun des prestataires ci-dessous ne reçoit que ce dont sa tâche a besoin. Nous demeurons responsables devant l'organisation de ce qu'ils en font, et nous l'informons avant d'en ajouter ou d'en remplacer un.

• Writ exécute les opérations dans le point de vente Auphan pour le compte de l'organisation : il reçoit l'identifiant et le mot de passe Auphan le temps de chaque opération, et les lignes de la facture à recevoir. Lorsqu'un PDF numérisé doit être transformé en texte, un service de Writ le lit aussi.
• OpenRouter, et le fournisseur du modèle d'intelligence artificielle qu'il appelle, reçoivent le texte d'une facture dans les trois cas de l'article 7.
• Microsoft (Microsoft Graph) envoie le courriel qui suit une réception, depuis la boîte Outlook que la succursale a connectée. L'application peut envoyer du courriel et lire le nom et l'adresse de la boîte ; elle ne lit, ne déplace et ne supprime jamais de message.
• Cloudflare protège l'accès au site et transporte le trafic chiffré vers notre serveur ; il voit l'adresse IP de l'utilisateur.
• L'hébergeur du serveur fournit la machine sur laquelle le service fonctionne.
• Le fournisseur de stockage des copies de sauvegarde conserve les copies des sauvegardes du serveur. Elles sont chiffrées sur notre serveur avant de le quitter, avec une clé que le fournisseur ne détient pas : il ne peut donc pas les lire.

Auphan, le fournisseur du point de vente de l'organisation, et le compte Microsoft 365 de l'organisation ne sont pas nos prestataires : l'organisation traite directement avec eux, et le service agit à l'intérieur de ceux-ci avec les accès que l'organisation lui donne.

7. Le fournisseur d'intelligence artificielle

Le texte d'une facture est envoyé au modèle dans trois cas, et dans aucun autre :

• la première fois qu'un fournisseur est vu, pour écrire les règles qui liront ensuite les factures de ce fournisseur sans intelligence artificielle ;
• lorsqu'une personne de l'organisation demande que ces règles soient réécrites ou réparées, à partir d'une facture qu'elles lisent mal et des corrections que cette personne y a faites ;
• lorsqu'une personne demande pourquoi le total d'une facture ne concorde pas et que l'arithmétique seule ne l'explique pas, avec les lignes de cette facture.

Dans les deux premiers cas, les exemples de ce même fournisseur que le coffre garde pour vérifier ses règles peuvent être joints : le texte de ses cinq dernières factures reçues au plus et les chiffres que la boutique y a confirmés. Ce qui est envoyé est ce qu'une facture de fournisseur imprime : le fournisseur, les dates, les produits, les quantités, les prix et les taxes. Aucun mot de passe Auphan, rien d'autre du coffre, aucune facture d'un autre fournisseur et aucune liste des personnes qui se sont connectées n'est jamais envoyé. Le modèle est appelé par un compte dont les réglages de confidentialité refusent les fournisseurs qui conservent ce qu'ils reçoivent ou s'en servent pour entraîner un modèle, et le service travaille ensuite avec les règles que le modèle a écrites : un fournisseur déjà connu est lu sans qu'aucune facture quitte le serveur.

8. Renseignements traités à l'extérieur du Québec

Les prestataires des articles 6 et 7 peuvent traiter à l'extérieur du Québec et à l'extérieur du Canada les renseignements qu'ils reçoivent. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons, comme la loi l'exige, s'ils y bénéficieront d'une protection adéquate, en tenant compte de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, des mesures de protection dont ils bénéficieraient et du régime juridique du lieu. Cette évaluation est écrite et remise à l'organisation sur demande.

9. Ce qui les protège

Les mesures que le service maintient en vigueur : le trafic chiffré en transit ; chaque accès conservé (la connexion au point de vente, les jetons Outlook, la clé du modèle) scellé par AES-256-GCM sous une clé détenue uniquement sur le serveur et absente du code source ; le coffre des réceptions classées chiffré dans le navigateur avec une clé que le serveur ne détient jamais ; les données de chaque succursale atteignables seulement par l'organisation de cette succursale ; des sessions qui expirent et qui peuvent être révoquées ; un deuxième facteur offert sur le compte d'administration ; des limites sur les tentatives de connexion et sur les appels au point de vente ; un enregistrement des changements administratifs conservé deux ans ; des sauvegardes nocturnes, chiffrées sur le serveur avant qu'aucune copie n'en sorte.

10. Incidents

Nous informons l'organisation sans délai de tout incident de confidentialité touchant ses renseignements, avec ce que nous savons de ce qui s'est passé, de ce qui est touché et de ce que nous avons fait. Nous tenons un registre des incidents, et nous aidons l'organisation à faire les avis que la loi lui demande. Lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées sont avisées avec diligence.

11. Aider l'organisation à répondre à une personne

Une personne peut demander à l'organisation l'accès à ses renseignements, leur rectification, ou la cessation de leur diffusion. C'est l'organisation qui répond ; nous lui fournissons ce dont elle a besoin dans les dix jours de sa demande, et le service exporte et efface déjà par lui-même les données d'une organisation. Une personne qui nous écrit directement est dirigée vers l'organisation.

12. Fin de l'entente

À la fin de l'entente, l'organisation a 30 jours pour exporter ses données, et nous l'aidons à le faire. Au plus tard 30 jours après la fin de l'entente, nous effaçons toutes les données de l'organisation de notre serveur, y compris les copies chiffrées des coffres, les PDF en attente et les connexions Outlook de ses succursales, et nous confirmons par écrit ce qui a été effacé. Les copies de sauvegarde s'effacent à mesure qu'elles sont remplacées, au plus tard 12 mois après l'effacement.

13. Démontrer que c'est vrai

Sur demande écrite de l'organisation, et au plus une fois par année, nous lui remettons la preuve que ces mesures sont en vigueur : les sections pertinentes du guide d'exploitation, la liste des prestataires avec leurs régions, et une attestation écrite signée par la personne responsable. Une organisation qui demande un audit par un tiers en assume le coût, et celui-ci se tient à un moment qui ne perturbe pas le service.

14. Modifications

Nous pouvons modifier cette entente en publiant la nouvelle version à cette adresse. Une modification qui élargit ce qui est traité, ou qui ajoute un prestataire, est annoncée à l'organisation au moins 30 jours avant son application, et l'organisation peut mettre fin à l'entente plutôt que de l'accepter.

15. Signature

Cette entente est signée une fois avec chaque organisation, en deux exemplaires, et nomme les personnes qui la signent. Tant qu'elle n'est pas signée, la version publiée ici est celle qui gouverne, et il est demandé à l'organisation de la signer avant que sa première succursale ne reçoive une facture.

16. Contact

Logiciels Writ, à l'attention de Benjamin Garcia : [email protected].